Büdcələşdirmə: elektron cədvəldən sistemə nəzarəti itirmədən necə keçməli

Büdcələşdirmə çox vaxt elektron cədvəldə başlayır. Fayl o vaxta qədər böyüyür ki, büdcə oxunması çətin və yenidən hesablanması ləng olan bir vərəqə çevrilir və şirkət onu sistemə köçürmək qərarına gəlir. Keçid addım-addım aparıldıqda uğurlu olur və ilk addım proqram təminatı ilə bağlı deyil.

Vərəqi niyə olduğu kimi köçürmək olmur

İllərlə böyümüş büdcə vərəqində sətirlərdə maddələr, sütunlarda isə göstəricilər, dövrlər və qalıqlar yerləşir. 500 sətir və 200 sütundan ibarət vərəqdə 100 min xana var. Onların çoxunda sətirlə sütunun bir-biri ilə heç bir əlaqəsi yoxdur və orada heç bir rəqəmin mənası olmur.

Belə vərəq bir büdcə deyil, plan məlumatlarının saxlandığı yerdir və ondan filtrlər və icmal cədvəllər vasitəsilə istifadə olunur. Sistemə olduğu kimi köçürüldükdə onun sazlanması çətin, hesablanması isə ləng olur. İlk addım onu hər birinin bir təyinatı olan bir neçə sadə cədvələ bölməkdir.

Maddələr, göstəricilər və analitika

Elektron cədvəl büdcə modelinin ayrı saxladığı üç anlayışı qarışdırır.

• Büdcə maddəsi dövr üzrə dövriyyədir: satışlar, daxil olan ödənişlər, alışlar.
• Göstərici müəyyən tarixə qalıqdır: debitor borcu, pul vəsaitləri, mal ehtiyatları.
• Analitika maddənin və ya göstəricinin təfsilatıdır: müştəri, məhsul qrupu, bölmə.

Maddələr göstəriciləri dəyişir: satışlar debitor borcunu artırır, ödənişlər isə azaldır. Sətirdə satışların, sütunda isə debitor borcunun ilkin qalığının durduğu cədvəldə heç nə yazıla bilməyən xana yaranır.

Şübhə doğuran sətirlər üçün sadə yoxlama var. Göstəricilərə eyni cür təsir edən sətirlər bir analitikanın dəyərləridir. Onlara fərqli təsir edən sətirlər isə ayrı maddələrdir.

Əvvəl model, yoxsa əvvəl sistem

İşlək büdcə modeli və yazılı prosesi olan şirkət onları əhatə edən sistem axtarır, mövcud formaları və reqlamenti isə spesifikasiya kimi istifadə olunur. Modeli olmayan şirkət metodikanı sistemdən gözləyir: sistemdəki hazır model uyğun gəldikdə bu, vaxta qənaət edir, uyğun gəlmədikdə isə daha baha başa gəlir.

Hər iki seçim düşünülmüş şəkildə edilməlidir və iki asan yoldan çəkinmək daha yaxşıdır. Birincisi köhnə formaları dəyişmədən köçürməkdir: bu halda sistemin yalnız kiçik bir hissəsindən istifadə olunur. İkincisi uçot bazasının surətində planlaşdırmaqdır: belə baza planlaşdırmaya lazım olmayan təfərrüatlar tələb edir və ssenariləri dəstəkləmir.

Tsikl nə qədər çəkir

Planlaşdırma tsikli büdcənin ilkin variantından plan-fakt təhlilinin başa çatmasına qədər davam edir. Böyük şirkətdə büdcələrin hazırlanması 3 aydan 6 aya qədər çəkə bilər və büdcə nə qədər təfsilatlıdırsa, onun rəqəmlərinin yerinə yetirilməsi ehtimalı bir o qədər azdır. Geniş yayılmış həll qısa üfüqlü sürüşən planlaşdırmadır, məsələn, rübün aylar üzrə planı.

Hər bir yanaşmada tarixlər büdcə reqlamentində yazılmalıdır: hər büdcəni kim tərtib edir, kim təsdiqləyir, hansı ardıcıllıqla və neçə günə. Nümunə kimi, rüblük tsikl rübün başlanmasına 17 iş günü qalmış başlaya bilər: funksional büdcələrə 5 gün, hər təsdiqə 1 gün, hər aydan sonra plan və faktın müqayisəsinə isə 5 gün ayrılır. 1C:ERP-də belə reqlament hər iştirakçı üçün müddəti göstərilən tapşırıqlara çevrilir.

İlk tsikl üçün plan

Vərəq sistemlə əvəz olunarkən beş addım planı nəzarətdə saxlamağa imkan verir.

• Böyük vərəqi sadə cədvəllərə bölün və hər sətri maddə, göstərici və ya analitika kimi qeyd edin.
• Reqlamenti tarixlər, iştirakçılar və hər addıma ayrılan günlərin sayı ilə yazın.
• İlk tsikldə planların elektron cədvəldə daxil edilməsini saxlayın və faylları sistemə idxal edin: plan nəzarət və hesabatlar üçün sistemdə olur. Növbəti dövrdən planları sistemdə daxil edin.
• Plan düsturlarına yeni sistemdə olmayan keçmiş dövrlərin faktiki məlumatları lazımdırsa, ilk planı birbaşa daxil edin və ya həmin məlumatları ümumiləşdirilmiş şəkildə yükləyin.
• Tələbləri müəyyən edən və nəticəni qəbul edən əməkdaşı təyin edin.