ERP istifadəçilərinin təlimi və sınaq istismarı: nəyi planlaşdırmalı

Sınaqlardan keçmiş ERP sistemi hələ şirkətin işlədiyi sistem deyil. Əvvəlcə əməkdaşlar onu öyrənməli, ilk qrup isə onda real iş görməlidir. Rəhbərlik bu dövrə çox vaxt formal yanaşır və bu səhv baha başa gəlir.

Rollar üzrə təlimatlar

ERP məhsulu ilə birlikdə verilən sənədlər onun bütün funksiyalarını təsvir edir və mütəxəssislər üçün yazılıb. İstifadəçiyə isə şirkətdəki prosesin ardıcıllığı ilə yazılmış, öz işinə aid bir neçə ssenari lazımdır. Belə təlimatlar layihə zamanı, hər rol üçün ayrıca dəst şəklində yazılır və onlara ayrılan vaxt qrafikdə və büdcədə nəzərə alınmalıdır.

Təlimat üçün ekran şəkilləri həmin rolun giriş hüquqları ilə çəkilir. Məsləhətçi tam hüquqlarla işləyir və lazımsız düymələrə və sahələrə daha fikir vermir. Ekranındakı formanın şəkildəkindən fərqləndiyini görən istifadəçi isə dayanır və kömək istəyir. Buna görə giriş hüquqları təlim başlamazdan əvvəl layihələndirilməli, sazlanmalı və yoxlanılmalıdır, layihənin qiymətləndirməsinə isə bu iş çox vaxt daxil edilmir.

Şirkətin öz məlumatları üzərində təlim

Demo bazada keçilən təlim şirkətin köçürülmüş məlumatları və layihənin sazlamaları üzərində keçilən təlimdən az fayda verir. Əməkdaşlar öz malları, kontragentləri və sənədləri ilə işləyir və ümumiyyətlə məhsulu yox, öz proseslərini öyrənir.

Ümumi mövzular böyük qruplarda, hər rolun xüsusiyyətləri kiçik qruplarda keçilir, bundan sonra isə bəzi əməkdaşlara fərdi məşğələlər lazım olur. İcraçı sifarişçinin əsas istifadəçilərini, onlar isə öz həmkarlarını öyrədəndə bilik layihədən sonra da şirkətdə qalır.

Təlim rol üzrə imtahanla bitir. Bu, hamının keçdiyi formal yoxlama deyil: nəticələr bölmə rəhbərlərinə çatdırılır, təkrar cəhdlərin sayı isə əvvəlcədən razılaşdırılır.

Əlverişsiz ekran neçəyə başa gəlir

Əlverişsiz forma istifadəçinin saatda 100 dəfə təkrarladığı əməliyyata 10 saniyə əlavə edirsə, itki saatda 1000 saniyə, yəni 17 dəqiqəyə yaxın olur. 8 saatlıq iş günündə bu, bir nəfərin 2 saatdan çox iş vaxtı deməkdir.

Belə formaları təlim zamanı həm məşğələni hazırlayan məsləhətçi, həm də istifadəçilər özləri aşkar edir. Hər belə hal dəyişiklik sorğusu kimi qeydə alınır: proqramçı belə düzəlişi ikinci dərəcəli sayır, istifadəçi isə ona hər gün vaxt itirir. Buna görə təlimə proqramlaşdırma işləri bitməzdən əvvəl, blok nümayişə hazır olan kimi başlamaq lazımdır.

Müddətləri və başa çatma meyarları olan sınaq istismarı

Sınaq istismarı sistemi real işdə yoxlayır: alqoritmləri, təlimatları və köçürülmüş məlumatları. Onda əməkdaşların yalnız bir hissəsi iştirak edir, buna görə qalanlar iki sistemə məlumat daxil etmir.

Qrup yeni sistemdə köhnə sistemlə paralel işləyir və ya yalnız yeni sistemdən istifadə edir. İkinci variant düzəlişlər üçün fasiləyə imkan vermir: qüsurlar artıq istifadə olunan sistemdə aradan qaldırılır.

Sınaq istismarına müddətləri və uğur meyarları olan yazılı reqlament lazımdır, məsələn: müddətin son günündə kritik qüsur qalmayıb. Meyarlar yerinə yetirildikdə akt imzalanır və mərhələ bağlanır. Belə sənəd olmadıqda sınaq istismarı uzanır: əsas vəzifələri ilə məşğul olan əməkdaşlar sistemi ləng yoxlayır, layihə komandası isə gözləyir.

İlk günlərin qaydaları

Bu qaydaları sınaq istismarının reqlamentinə olduğu kimi köçürmək olar.

• Yeni sistemdən kənarda, elektron cədvəldə və ya kağızda hazırlanmış hesabatı rəhbər qəbul etmir.
• İlk günlərdə mütəxəssis, kənardan dəvət olunmuş və ya şirkətin öz əməkdaşı, istifadəçilərin yanında oturur və hər çətinliyi iş yerində araşdırır.
• Birinci dəstək xəttini sifarişçinin əsas istifadəçiləri aparır, onlara isə icraçı kömək edir.
• Hər dəyişiklik sorğusu bir siyahıya düşür və onun barəsində tez qərar verilir.
• Təlimdən və ya sistemdə işləməkdən yayınan əməkdaş proqramçıların yox, sifarişçinin rəhbərlərinin məsələsidir.