ERP layihəsi bahalı mühasibat proqramına çevriləndə

ERP layihəsinə uçotdan başlamaq normaldır: planlaşdırma və idarəetmə funksiyaları sonradan uçot məlumatlarına əsaslanır. Çətinlik birinci mərhələ yalnız mühasibat və vergi uçotu üçün layihələndiriləndə başlayır. Şirkət 1C:ERP üçün pul ödəyir, əvəzində isə 1C:Mühasibatlıq məhsulunun gördüyü işi alır. İdarəetmə funksiyaları lazım olanda uçot bloku demək olar ki, əvvəldən tətbiq edilir.

Layihənin əhatəsi necə daralır

Heç kim mühasibat proqramı qurmaq barədə qərar vermir. Əhatə kiçik qərarlar nəticəsində daralır: onların hər biri uçot baxımından ağlabatandır və hər biri sonrakı mərhələlər nəzərə alınmadan verilir. Səbəb adətən pis niyyət yox, məhsulun zəif başa düşülməsidir.

Proseslər məhsulda tələsik modelləşdiriləndə onlarla tipik funksiyalar arasındakı uyğunsuzluqlar yalnız sınaq istismarında üzə çıxır və istifadəçilərin bildirdiyi ardıcıllıqla bir-bir aradan qaldırılır. Əvvəl edilmiş dəyişikliklər yenidən yazılır, tipik obyektlərdəki dəyişikliklər isə sonrakı hər yeniləməni çətinləşdirir. Dayanmış iki layihənin dərc olunmuş bir təhlilində modellərdə 9 və 12 uyğunsuzluq göstərilmişdi; sınaq istismarı bundan xeyli çoxunu üzə çıxardı.

Rəhbərin yoxlaya biləcəyi əlamətlər

Beş əlaməti məhsulu bilmədən yoxlamaq olar.

• Layihənin məqsədində biznes üçün nəticə yox, işə salınacaq altsistemlər göstərilir.
• Sonrakı mərhələlər planda yalnız ad kimi mövcuddur, buna görə birinci mərhələnin qərarları layihənin tam əhatəsini nəzərə almır.
• Əsas məlumatlar köhnə sistemdən olduğu kimi köçürülüb. Təkrarlar və müxtəlif cür yazılmış adlarla mühasibat uçotu aparmaq olur, satınalmanı və istehsalı planlaşdırmaq isə olmur.
• Proseslərin funksional modeli yoxdur və ya məsləhətçi onu qısa müsahibədən sonra təkbaşına hazırlayıb.
• Sadələşdirmə sürət naminə seçilib və səbəbi yazılmayıb. İstehsal sifarişləri olmadan istehsal variantı özünü doğrulda bilər, lakin sonradan istehsal qrafikinin planlaşdırılmasına keçid bütün sənədlər zəncirinin yenidən qurulması deməkdir.

Hər mərhələdə nə olmalıdır

Hər mərhələ qapalı uçot dövrəsi yaradır: onun hesabatlarındakı hər göstərici ya mərhələnin daxilində formalaşır, ya da başqa sistemdən alınır. Məsələn, satınalma və anbar uçotu olmadan satış bloku marjanı göstərə bilmir. Mərhələdən kənarda qalan blok bu gün onun aparıldığı sistemlə inteqrasiya olunur. Belə sistem yoxdursa və ya o, məlumat mübadiləsini dəstəkləmirsə, blok birinci mərhələyə aiddir. Şirkətdə heç vaxt olmamış funksiyalar gözləyə bilər, əgər layihə məhz onlara görə başlanmayıbsa.

Əsas məlumatlar bir dəfə və bütün layihə üçün layihələndirilir. Əvvəlcə uçot işə salınsa belə, tələbləri gələcək altsistemlərdən ən tələbkarı, məsələn istehsal müəyyən edir. Yalnız mühasibat uçotu üçün qurulmuş nomenklatura məlumat kitabçası sonradan iki yoldan birini seçməyə məcbur edir: keçmiş məlumatları konvertasiya etmək və ya ilkin qalıqlardan yenidən başlamaq.

Üç işə salma ardıcıllığı

Əvvəlcə operativ uçot. Satış, satınalma, anbar və idarəetmə hesabatlılığı ERP-yə keçir, mühasibat və vergi uçotu isə mövcud sistemdə qalır. Mühasibatlığa toxunulmur, lakin ikinci mərhələyə qədər iki sistem arasında məlumat mübadiləsi aparılır.

Əvvəlcə mühasibat və vergi uçotu. Uçot dərhal ERP-də qurulur, hesabatların tələb etdiyi minimum istehsal uçotu və ödəniş təqvimi kimi xəzinədarlıq funksiyaları ilə birlikdə. Bu ardıcıllıqda layihənin mühasibatlıqda dayanıb qalma riski ən yüksəkdir.

Əvvəlcə planlaşdırma və beynəlxalq hesabatlılıq. Mövcud sistem operativ və mühasibat uçotunu saxlayır və mühasibat yazılışlarını ERP-yə ötürür, orada isə büdcələşdirmə və beynəlxalq standartlar üzrə hesabatlılıq işə salınır. Nəticə köhnə sistemdəki məlumatların keyfiyyətindən asılıdır və bu yolla yalnız digər bloklarla zəif bağlı olan bloklardan başlamaq olar.

Layihə komandasından nə soruşmalı

Beş şeyi yazılı şəkildə istəyin.

• Yalnız birincinin yox, hər mərhələnin funksiyalarının tərkibi.
• Əsas məlumatların layihəsi və tələbləri onda nəzərə alınmış sonrakı mərhələ.
• Hər prosesi aparan şəxslərlə razılaşdırılmış funksional model.
• Birinci mərhələdəki hər sadələşdirmənin səbəbi və sonradan tam funksiyaya keçidin dəyəri.
• Hər dəyişikliyin necə ediləcəyi və ondan sonra yeniləmələrin necə quraşdırılacağı.

Cavablar yalnız məcburi hesabatları təsvir edirsə, bu, mühasibat proqramının tətbiqi layihəsidir. Onu məhz belə layihə kimi planlaşdırın və qiymətləndirin və ya birinci mərhələ işə salınmazdan əvvəl layihələndirməyə qayıdın.